Un mandataire refuse de fournir le rapport final de son administration

Au Québec, une personne qui administre les biens d’autrui en vertu d’une procuration ou d’un mandat de protection ne dispose généralement pas d’une liberté absolue lui permettant d’administrer ces biens sans avoir à fournir d’explications. Le rôle de mandataire repose sur la confiance, mais comporte également d’importantes responsabilités en matière d’administration, de transparence et de reddition de compte.

Des difficultés peuvent survenir lorsque le mandat prend fin et que le mandataire refuse de fournir un rapport final de son administration. La situation peut devenir particulièrement importante lorsque le mandant est décédé et que le liquidateur de la succession doit déterminer ce qu’il est advenu de ses biens avant son décès.

Qu’est-ce qu’un mandataire?

Le mandataire est une personne autorisée à agir pour une autre personne, appelée le mandant. Cette autorisation peut notamment découler d’une procuration ordinaire ou, lorsqu’une situation d’inaptitude est en cause, d’un mandat de protection devenu applicable suivant le processus juridique requis.

L’étendue des pouvoirs du mandataire dépend du document et des circonstances. Il peut notamment être autorisé à gérer des comptes bancaires, des placements, des immeubles, des dépenses, des contrats et différentes affaires financières.

Le fait qu’un mandataire soit autorisé à administrer des biens ne signifie pas que ces biens lui appartiennent. Il administre des biens ou exerce des pouvoirs pour une autre personne et doit généralement être en mesure d’expliquer la manière dont ces pouvoirs ont été exercés.

Que se passe-t-il lorsque le mandat prend fin?

Un mandat peut prendre fin pour différentes raisons. Selon les circonstances, il peut notamment être révoqué, le mandataire peut être remplacé, l’objet du mandat peut avoir été accompli ou le mandant peut décéder.

La fin du mandat ne fait pas nécessairement disparaître les responsabilités du mandataire relativement à la période pendant laquelle il a exercé ses fonctions.

L’ancien mandataire peut encore devoir rendre compte de son administration, remettre certains biens et communiquer les documents ou renseignements nécessaires afin d’établir ce qui a été fait pendant la durée du mandat.

Cette question devient particulièrement importante lorsque des opérations financières importantes ont été effectuées peu avant la fin du mandat.

Qu’est-ce qu’un rapport final d’administration?

L’expression « rapport final » peut être utilisée de façon générale pour désigner la reddition de compte permettant aux personnes concernées de comprendre ce que le mandataire a fait des biens qu’il administrait.

Selon la nature et la complexité de l’administration, une reddition de compte adéquate peut comprendre des renseignements concernant les biens administrés, les revenus reçus, les dépenses payées, les transferts effectués, les retraits, les placements, les dettes, les biens vendus ou acquis ainsi que le solde existant à la fin de l’administration.

Les pièces justificatives peuvent être aussi importantes que la reddition de compte elle-même. Les relevés bancaires, factures, reçus, contrats, documents fiscaux, relevés de placements, actes notariés et preuves de transfert peuvent être nécessaires afin de vérifier certaines opérations.

Une simple affirmation selon laquelle l’argent a été correctement dépensé peut être insuffisante lorsque des questions légitimes subsistent concernant l’administration.

Que faire lorsque le mandataire refuse de rendre compte?

Le refus de rendre compte ne signifie pas nécessairement que le mandataire a commis une faute. Les documents peuvent être incomplets, les parties peuvent être en désaccord sur l’étendue de l’obligation de rendre compte ou il peut exister une incertitude quant aux personnes ayant le droit d’obtenir les renseignements.

Un refus persistant peut néanmoins créer des difficultés importantes.

Une personne ayant administré les biens d’autrui peut être appelée à justifier certaines opérations réalisées pendant son mandat. Lorsque les renseignements ne peuvent être obtenus volontairement, une demande formelle peut être transmise afin d’obtenir une reddition de compte et les pièces justificatives pertinentes.

Si le différend ne peut être réglé, des procédures judiciaires peuvent devenir nécessaires afin de contraindre l’ancien mandataire à rendre compte, à communiquer certains documents, à restituer des biens ou à répondre à des opérations contestées.

Le recours approprié dépend notamment de la nature du mandat, du contenu du document, de l’administration effectuée et de la question de savoir si le mandant est toujours vivant, inapte ou décédé.

Que se passe-t-il lorsque le mandant est décédé?

Le décès peut transformer ce qui semblait initialement être un différend concernant une procuration ou un mandat de protection en une véritable question de succession.

Le liquidateur doit identifier les actifs et les dettes du défunt et administrer la succession. Pour accomplir correctement cette tâche, il peut être nécessaire de connaître les opérations effectuées par le mandataire avant le décès.

Par exemple, un mandataire peut avoir eu accès aux comptes bancaires du défunt pendant les dernières années de sa vie. Après le décès, le liquidateur peut découvrir que des sommes importantes ont été retirées ou transférées sans que les documents disponibles permettent d’en déterminer la raison.

Une reddition de compte du mandataire peut alors être nécessaire afin de déterminer si ces opérations correspondaient à des dépenses courantes, à des dons, à des remboursements de dépenses, au paiement de dettes, à des transferts autorisés par le défunt ou à des opérations devant faire l’objet de vérifications supplémentaires.

L’existence d’un testament ne règle pas nécessairement ces questions. Le testament concerne généralement les biens faisant partie de la succession au décès. Il n’explique pas automatiquement ce qui est arrivé aux biens transférés avant celui-ci.

Le liquidateur peut-il demander des renseignements à l’ancien mandataire?

Le liquidateur chargé de l’administration d’une succession peut avoir un intérêt légitime à reconstituer la situation financière du défunt et à examiner les opérations susceptibles d’avoir une incidence sur la succession.

Les documents de l’ancien mandataire peuvent donc devenir importants pour l’administration de la succession.

Le liquidateur doit distinguer les opérations correctement documentées de celles qui nécessitent des explications supplémentaires. L’objectif n’est pas nécessairement de contester chaque retrait ou paiement, mais plutôt d’établir un historique financier suffisamment précis et de déterminer si des biens appartenant au défunt doivent être récupérés.

Que se passe-t-il si le mandataire s’est transféré de l’argent?

Les opérations ayant personnellement bénéficié au mandataire peuvent nécessiter une attention particulière.

Un tel transfert n’est pas automatiquement irrégulier. Il peut exister une explication légitime. Le mandant peut avoir autorisé un don, avoir eu une dette envers le mandataire, avoir accepté de lui rembourser certaines dépenses ou avoir autrement approuvé l’opération.

Toutefois, lorsqu’une personne qui contrôle les finances d’autrui se transfère des sommes importantes, des questions peuvent se poser concernant l’autorisation, le consentement, les conflits d’intérêts et la raison du transfert.

Les circonstances entourant les opérations peuvent devenir particulièrement importantes lorsque le mandant était âgé, vulnérable ou connaissait un déclin cognitif au moment où elles ont été effectuées.

S’agissait-il réellement d’un don?

Les différends surviennent fréquemment lorsqu’une personne affirme qu’un transfert constituait un don alors que la succession considère plutôt qu’il s’agit d’une opération inexpliquée ou non autorisée.

Le simple fait qu’une somme ait été transférée ne permet pas, à lui seul, de déterminer si un véritable don était voulu. La preuve concernant les intentions du défunt, sa situation financière, ses communications, ses documents bancaires et son comportement peut alors devenir pertinente.

L’absence de documents ne détermine pas automatiquement l’issue du différend, mais elle peut considérablement compliquer la situation.

Que faire si le mandataire n’a plus les documents?

Le passage du temps peut créer des difficultés pratiques. Un ancien mandataire peut soutenir que les reçus ont été jetés, que certains documents ont été perdus ou que les renseignements bancaires en ligne ne sont plus accessibles.

L’absence de documents ne fait pas nécessairement disparaître la question.

Selon les circonstances, il peut être possible de reconstituer certaines informations auprès des institutions financières, comptables, autorités fiscales, notaires, sociétés de placement et autres tiers.

Cette reconstitution ne sera pas nécessairement parfaite, mais elle peut permettre d’identifier certaines opérations inhabituelles et de déterminer celles qui nécessitent toujours une explication.

Mandat de protection et procuration

Une procuration ordinaire et un mandat de protection ne fonctionnent pas exactement de la même manière.

Une procuration est couramment utilisée alors que la personne demeure apte à gérer ses affaires. Le mandat de protection vise plutôt à prévoir une éventuelle situation d’inaptitude et son utilisation dans ce contexte implique généralement des démarches juridiques particulières.

La nature du document peut avoir une incidence sur les pouvoirs du mandataire, les personnes ayant droit à certains renseignements et les démarches pouvant être entreprises lorsqu’une administration est contestée.

Il est donc important d’examiner le document lui-même plutôt que de présumer que tous les mandataires disposent des mêmes pouvoirs et sont soumis exactement aux mêmes obligations.

Le refus de rendre compte signifie-t-il qu’il y a eu fraude?

Non.

Le refus ou l’omission de fournir une reddition de compte ne devrait pas automatiquement être qualifié de fraude, de vol ou de détournement de fonds. De telles conclusions nécessitent une preuve.

Une reddition de compte insuffisante peut avoir différentes explications, notamment une mauvaise tenue des dossiers, une incompréhension des responsabilités du mandataire, un conflit familial ou un désaccord sur l’étendue de l’obligation de rendre compte.

L’absence de transparence ne devrait toutefois pas être ignorée lorsque des biens importants demeurent inexpliqués. Les documents financiers et les circonstances devraient alors être examinés objectivement.

Solutions possibles

Une première étape consiste généralement à déterminer précisément quels renseignements sont manquants.

Une demande écrite peut préciser la période visée, les comptes concernés, les opérations nécessitant une explication et les pièces justificatives recherchées. Une demande précise est souvent plus efficace qu’une demande générale visant « tous les documents ».

Si les renseignements ne sont pas communiqués, une demande formelle peut ensuite être envisagée.

Lorsque la collaboration demeure impossible, des procédures judiciaires peuvent être nécessaires afin d’obtenir une reddition de compte, la communication de documents, la restitution de biens ou toute autre mesure appropriée.

Dans le contexte d’une succession, le liquidateur peut également devoir obtenir directement certains documents auprès des banques ou d’autres institutions afin de reconstituer l’historique financier du défunt.

Le temps peut avoir une importance considérable. Les documents financiers peuvent devenir plus difficiles à obtenir avec les années et certains recours sont soumis à des délais. Les opérations inexpliquées devraient donc généralement être examinées sans délai inutile.

Le mandataire agissant en vertu d’une procuration ou d’un mandat de protection peut exercer des pouvoirs importants sur les affaires d’une autre personne, mais ces pouvoirs s’accompagnent de responsabilités.

Lorsque le mandat prend fin, l’ancien mandataire peut encore devoir expliquer son administration et fournir les renseignements nécessaires pour comprendre ce qu’il est advenu des biens qu’il gérait.

Lorsque le mandant est décédé, cette question peut devenir directement liée à l’administration de la succession. Le liquidateur peut avoir besoin de la reddition de compte de l’ancien mandataire afin d’établir la situation financière du défunt, d’identifier les biens de la succession et de déterminer si certains actifs doivent être récupérés.

Le refus de fournir un rapport final ne constitue pas automatiquement une preuve de mauvaise conduite. Il soulève néanmoins une question qui peut nécessiter une demande formelle, la reconstitution des documents financiers et, lorsque cela devient nécessaire, une intervention judiciaire.

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