Vie privée

Politique en matière de protection de la vie privée

La présente Politique en matière de protection de la vie privée s’applique à Allen Madelin Inc. (« Allen Madelin », « nous », « notre », « nos »), et explique comment nous recueillons, utilisons, communiquons et traitons les renseignements personnels. En règle générale, l’expression « renseignements personnels » s’entend de l’information sur une personne reconnaissable, sous réserve de définitions ou d’interprétations plus précises aux termes des lois applicables. La présente politique ne vise pas les renseignements personnels concernant les employés, les associés ou les autres membres du personnel, temporaires ou permanents, ni ceux des conseillers, des bénévoles ou des autres personnes détachées auprès de Allen Madelin (collectivement, les « membres de Allen Madelin »); la présente politique ne vise pas non plus les renseignements qui, aux termes des lois applicables, ne sont pas définis ou interprétés comme étant des renseignements personnels.

Allen Madelin offre et fournit des services et renseignements juridiques à une vaste gamme de clients. Le cabinet recueille, utilise, communique et traite les renseignements personnels selon ce qui est nécessaire pour offrir et fournir à ses clients actuels et éventuels ces services et cette information juridiques et, de façon générale, pour s’acquitter de ses responsabilités juridiques professionnelles et gérer son entreprise. En tant qu’avocats, nos membres ont l’obligation professionnelle de maintenir la confidentialité de tous les renseignements obtenus dans le cadre d’une relation avocat-client.

Comment nous utilisons les renseignements que nous recueillons

Renseignements relatifs aux clients actuels et éventuels et à d’autres personnes que nous recueillons dans le cadre de notre pratique

• Les renseignements personnels que nous recueillons en ce qui a trait à nos clients actuels et éventuels incluent :
  • le nom, les pronoms, l’adresse, l’adresse courriel, des détails sur la façon de joindre le client, la nature du mandat juridique qu’il nous confie, des renseignements financiers, quant au crédit, à la facturation et aux comptes ainsi que tous les autres renseignements connexes liés aux services que nous fournissons;
  • les renseignements importants se rapportant au mandat juridique que vous nous confiez, par exemple l’information financière et celle portant sur le droit de propriété, sur la famille ou sur l’emploi, de même que l’information en matière disciplinaire, d’avantages sociaux ou fiscale et tout autre renseignement que vous nous donnez lorsque vous nous demandez ou nous donnez instruction de vous représenter;
  • les questions juridiques ou le domaine du droit qui vous intéressent, par exemple lorsque vous vous inscrivez à l’une de nos conférences ou à l’un de nos événements ou lorsque vous demandez à recevoir de la documentation sur nos services et sur l’évolution du droit;
  • les renseignements que nous recueillons lorsque nous représentons des clients et qui portent sur des particuliers, y compris les renseignements personnels concernant les employés des clients, les recommandations, les parties adverses et les parties dont les intérêts sont semblables, les autres conseillers juridiques, les médiateurs et les arbitres, les témoins et les témoins éventuels ainsi que les témoins experts et les conseillers externes;
  • les renseignements vous concernant contenus dans des communications au sein du cabinet de même qu’entre Allen Madelin et vous, que ce soit ou non en ligne.
• Nous utilisons ces renseignements aux fins suivantes :
  • pour évaluer si nous pouvons vous représenter, y compris pour éviter des conflits d’intérêts;
  • pour vous offrir et vous fournir de l’information et des services juridiques;
  • pour communiquer avec vous au sujet des services que vous requérez et pour répondre à vos demandes et à vos questions;
  • pour administrer nos bases de données d’imputation du temps et de facturation des clients et pour émettre et percevoir des comptes;
  • pour vous offrir de la documentation sur nos services et sur l’évolution du droit, et pour vous inviter à participer à nos séminaires et autres événements;
  • pour élaborer et utiliser nos systèmes de gestion des connaissances et nos répertoires de précédents et pour permettre à nos membres de consulter, à titre de précédents, les documents que nous avons créés pour votre compte et qui contiennent des renseignements personnels;
  • pour gérer et administrer notre entreprise, y compris pour empêcher toute négligence et pour vous protéger, ainsi que nous-mêmes, contre les erreurs et la fraude;
  • pour nous conformer aux exigences juridiques, réglementaires et d’autoréglementation, de même que pour remplir nos obligations juridiques et professionnelles.

Nous recueillons ces renseignements directement auprès de nos clients actuels et éventuels, ou indirectement avec le consentement de ceux-ci ou lorsque la loi le permet.

Si vous préférez ne pas recevoir de documentation sur nos services et sur l’évolution du droit, ni d’invitations pour assister à nos séminaires et événements, vous n’avez qu’à nous demander de retirer votre nom de nos listes ou de ne plus communiquer avec vous à ces fins.

Renseignements relatifs à des membres éventuels de Allen Madelin

Si vous posez votre candidature pour un poste chez Allen Madelin, nous recueillerons les renseignements personnels qui figurent dans votre demande et qui sont obtenus relativement à celle-ci afin d’évaluer votre candidature et d’examiner la possibilité de vous offrir un poste au sein du cabinet. Nous conservons généralement les renseignements recueillis au sujet des candidats auxquels nous n’avons pas offert de poste ou qui n’acceptent pas un poste offert, pendant un délai raisonnable, au cas où un poste répondant à leurs besoins deviendrait disponible ou au cas où ces candidats postuleraient à nouveau chez Allen Madelin. Si un candidat accepte un poste au sein du cabinet, les renseignements seront conservés conformément aux procédures en matière de protection des renseignements personnels que nous appliquons à l’égard de nos membres.

Renseignements sur les invités et les visiteurs de Allen Madelin

Allen Madelin recueille des renseignements sur ses invités et ses visiteurs. Plus précisément, il peut arriver qu’on demande aux personnes qui visitent nos bureaux de fournir leur nom, leurs pronoms, leur adresse ainsi que leur numéro de téléphone et le nom de leur organisation. Le cabinet conserve ces renseignements aussi longtemps que nécessaire, à des fins préventives de sécurité ou d’urgence. Des caméras vidéo peuvent également être installées dans les aires accessibles au public de nos locaux; des affiches feront alors état de l’existence et de la raison d’être de ces caméras. Nous utilisons les renseignements que nous recueillons sur nos invités et nos visiteurs afin de pouvoir réagir de manière responsable en cas de crise ou d’urgence touchant notamment la santé et afin d’améliorer la sécurité au travail.

Renseignements sur nos représentants, nos vendeurs, nos fournisseurs, nos témoins experts et nos correspondants à l’étranger

Allen Madelin peut recueillir des renseignements sur des représentants externes, des vendeurs, des fournisseurs, des témoins experts et des correspondants à l’étranger de Allen Madelin (les « fournisseurs de services ») qui fournissent des biens, des services et de l’information au cabinet. Ces renseignements peuvent comprendre le nom, les coordonnées et les renseignements bancaires de ces personnes, ainsi que toute information sur leur expérience et leurs compétences. Nous recueillons ces renseignements directement auprès de nos fournisseurs de services, ou indirectement avec le consentement de ceux-ci ou lorsque la loi le permet. Nous utilisons ces renseignements pour évaluer l’aptitude des fournisseurs de services à remplir des mandats précis, pour communiquer avec eux, si nécessaire, relativement aux biens, aux services et à l’information qu’ils fournissent à Allen Madelin et pour les rémunérer pour ceux-ci. Nous pouvons également utiliser ces renseignements pour leur fournir de la documentation sur nos services ou sur l’évolution du droit ou pour les inviter à participer à nos séminaires et à nos événements. Si vous préférez ne pas recevoir de documentation sur nos services et sur l’évolution du droit, ni d’invitations pour assister à nos séminaires et événements, vous n’avez qu’à nous demander de retirer votre nom de nos listes ou de ne plus communiquer avec vous à ces fins.

Comment nous recueillons les renseignements qui vous concernent

Habituellement, les renseignements personnels qui vous concernent nous proviennent directement de vous-même ou découlent des rapports que vous entretenez avec nous. Cependant, il arrive quelquefois que nous obtenions d’autres sources des renseignements personnels à votre égard. Par exemple, en ce qui a trait aux clients, en plus des renseignements personnels que vous nous fournissez, nous pouvons recueillir des renseignements personnels auprès des entités ou des personnes suivantes :

• un organisme ou un registre gouvernemental;
• des tiers, comme votre agent immobilier, votre institution financière, votre société d’assurance ou votre employeur;
• d’autres cabinets d’avocats ou des mandataires qui vous ont représenté par le passé, lorsque ces parties disposent de renseignements pertinents au mandat que vous nous avez confié.

En ce qui a trait aux membres éventuels de Allen Madelin, en plus des renseignements personnels que vous nous fournissez, nous pouvons recueillir des renseignements personnels auprès des entités ou des personnes suivantes :

• des tiers que vous avez indiqués comme références dans votre demande d’emploi;
• des personnes qui ont participé au processus d’évaluation et de révision.

Comment nous communiquons et partageons les renseignements qui vous concernent

• Nous communiquons à des tiers les renseignements personnels que nous recueillons sur les clients ou d’autres particuliers avec qui nous faisons affaire dans les cas suivants :
  • lorsque les services juridiques que nous vous fournissons exigent que nous communiquions des renseignements personnels vous concernant à des tiers, par exemple à un prêteur dans le cadre d’une opération d’hypothèque immobilière;
  • lorsque nous y sommes contraints ou autorisés par la loi, par exemple quand les règles de pratique et de procédure exigent que nous fournissions des renseignements personnels à la partie adverse et au tribunal dans le cadre d’un litige ou pour nous conformer à une assignation à témoigner ou une ordonnance d’un tribunal;
  • lorsque nous retenons, pour votre compte, les services d’un expert ou d’un conseiller externe dans le cadre d’un litige; 
  • lorsque nous retenons les services d’un autre cabinet d’avocats ou d’un mandataire pour vous représenter ou pour nous aider à vous représenter;
  • lorsque la communication des renseignements est nécessaire, par exemple à une institution financière ou à un agent de recouvrement, pour percevoir des honoraires;
  • lorsque nous sommes tenus de nous conformer à des exigences réglementaires (y compris les exigences d’organismes d’autoréglementation) ou à des demandes d’autorités gouvernementales, par exemple, quand la divulgation des renseignements personnels est raisonnablement demandée ou exigée par des organismes dirigeants de la profession juridique dans le cours de leur surveillance de notre pratique;
  • vous nous avez donné instruction de communiquer les renseignements personnels qui vous concernent à un tiers, dans un but précis;
  • nous croyons raisonnablement qu’un tiers qui demande des renseignements à votre sujet est votre mandataire.

Fournisseurs de services. Allen Madelin peut également transférer les renseignements personnels qui vous concernent aux fournisseurs de services que nous avons retenus pour gérer ou fournir des produits, des services ou de l’information pour notre compte. Nous exigeons que nos fournisseurs de services n’utilisent vos renseignements personnels que si cela leur est nécessaire pour rendre les services pour lesquels nous les avons retenus. La plupart de nos fournisseurs de services traitent les renseignements personnels au Canada. À l’occasion, nous pouvons avoir recours à des fournisseurs de services qui traitent des renseignements personnels aux États-Unis ou dans d’autres pays et qui n’offrent pas les mêmes protections légales à l’égard des renseignements personnels que le Canada. Dans de tels cas, nous nous assurons que des mesures de protection contractuelles adéquates sont en place, comme l’exigent les lois applicables. Si vous avez des questions sur notre utilisation des fournisseurs de services, y compris ceux situés à l’extérieur du Québec ou du Canada, veuillez communiquer avec notre directeur de la protection des renseignements personnels.

Opérations commerciales. Nous pouvons également utiliser et communiquer des renseignements personnels qui vous concernent à des parties associées au financement, à l’assurance, à la vente ou à une autre forme de cession, proposé ou en cours, de la totalité ou d’une partie de notre entreprise ou de nos actifs, à des fins reliées à l’évaluation et à l’exécution de l’opération. Il peut s’agir de décider s’il y a lieu ou non d’aller de l’avant avec l’opération ou avec la relation d’affaires, ou de satisfaire aux exigences d’enregistrement ou aux autres exigences de faire rapport à ces parties. Le cas échéant, nous prendrons des mesures pour exiger que ces parties traitent les renseignements personnels qui vous concernent conformément à la présente Politique en matière de protection de la vie privée et qu’elles ne les utilisent ou ne les communiquent qu’aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis, notamment pour fournir les services ou l’information que Allen Madelin vous fournirait par ailleurs et, de façon générale, pour exercer les activités de Allen Madelin.

Notre site Web

Comme c’est le cas pour la plupart des sites Web, nous avons recours à des technologies de collecte automatique de données pour effectuer un suivi des tendances concernant l’utilisation de notre site Web. Chaque fois que vous visitez notre site Web, notre serveur enregistre le nom de votre fournisseur de service Internet, votre adresse IP, la date et l’heure de votre visite, les pages que vous visitez, les documents que vous téléchargez, les recherches que vous effectuez et l’adresse URL de renvoi que vous avez utilisée pour accéder à notre site. Nous nous servons de ces renseignements pour optimiser les services offerts dans notre site Web. Nous utilisons également des témoins pour recueillir de l’information concernant votre visite sur notre site Web.

Pour mieux vous servir, nous pouvons offrir, dans notre site Web, des liens qui mènent à d’autres sites Web. Toutefois, Allen Madelin n’est pas responsable des pratiques en matière de collecte, d’utilisation et de communication de renseignements personnels d’autres entités auxquelles vous pouvez accéder à partir de notre site Web et le cabinet n’accepte aucune responsabilité à cet égard. Nous vous prions de consulter les politiques en matière de protection de la vie privée de ces autres entités avant de fournir des renseignements personnels à votre sujet dans leurs sites Web.

Fondement juridique du traitement

Dans le cadre de nos activités commerciales, nous traitons des renseignements personnels moyennant l’obtention d’un consentement à cet effet, sauf dans les cas prévus par la loi. Par exemple, nous pouvons avoir le droit de recueillir, d’utiliser ou de communiquer des renseignements personnels, sans avoir obtenu de consentement à cet effet, afin de recouvrer des créances qui nous sont dues, de nous conformer à une assignation à témoigner ou à une ordonnance d’un tribunal ou de respecter les règles d’un tribunal en ce qui a trait à la production de documents. Votre consentement peut être explicite ou implicite, selon les circonstances et le niveau de confidentialité des renseignements personnels en question. Par exemple, dans la majorité des cas, le consentement d’un client visant la collecte, l’utilisation et la communication de renseignements personnels par Allen Madelin peut découler implicitement du fait que le client a retenu les services du cabinet à titre de conseillers juridiques et que la collecte, l’utilisation et la communication de renseignements personnels sont liées à la prestation de ces services.

Lorsque des renseignements personnels sont traités moyennant l’obtention d’un consentement à cet effet, vous pouvez (sous réserve de restrictions légales et contractuelles) refuser de donner votre consentement ou choisir de retirer votre consentement à notre traitement de vos renseignements personnels en communiquant avec notre directeur de la protection des renseignements personnels ([email protected] ou 514-904-4017). Veuillez noter que si vous refusez de donner ou retirez votre consentement à certains traitements de vos renseignements personnels, il est possible que nous ne puissions plus vous fournir certains de nos services.

Sécurité et conservation des dossiers
Allen Madelin a mis en œuvre des mesures raisonnables de sécurité sur les plans physique, organisationnel et technologique afin de préserver les renseignements personnels dont nous avons la garde ou le contrôle. Ces mesures comprennent des sauvegardes raisonnables compte tenu de la sensibilité, de l’utilisation, de la quantité et du support des renseignements personnels afin de les protéger contre la perte ou le vol ainsi que contre l’accès, la communication, la copie, l’utilisation ou la modification sans autorisation. Les membres de Allen Madelin, ses représentants et ses mandataires autorisés ont accès aux renseignements personnels qui vous concernent pour l’exercice de leurs fonctions.

En général, vous pouvez visiter le site Web de Allen Madelin sans fournir de renseignements personnels. Toutefois, étant donné que les données soumises électroniquement ne sont pas sécurisées à 100 %, nous ne pouvons garantir la sécurité des renseignements personnels que vous nous soumettez, ce que vous faites à vos propres risques.

Les renseignements personnels sont conservés sur nos serveurs ou ceux de nos fournisseurs de services, comme le décrit la présente Politique en matière de protection de la vie privée et conformément à nos politiques en matière de conservation des dossiers. Nous établissons nos périodes de conservation des dossiers en tenant compte des obligations prévues par les lois sur la protection de la vie privée, des raisons pour lesquelles l’information a été recueillie, des exigences juridiques et réglementaires relatives à la conservation de l’information pour des périodes minimales, des délais de prescription pour intenter un recours et de nos objectifs commerciaux.

Demandes et plaintes
Pour toute question, demande ou plainte à l’égard de nos pratiques sur la protection des renseignements personnels, veuillez vous adresser à notre directeur de la protection des renseignements personnels, Allen Madelin Inc., 4621, boul. Saint-Laurent, Montréal, QC, H2T 1R2, par courriel à [email protected] ou par téléphone au +1-514-904-4017.